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Quelles dépenses personnelles sont déductibles et remboursées :

Mis à jour : 19 juin 2018

Les frais personnels déductibles

Quels sont les frais personnels payés par le dirigeant

et pouvant être pris en charge par la société, en tout ou partie.

Un principe : ces frais doivent être fait dans l’intérêt de l’entreprise et remboursé pour leur montant exact (hormis les indemnités kilométriques qui peuvent être calculées selon un barème administratif, comme nous allons le voir)

Si cela n’était pas respecté, ces remboursements de frais pourraient être assimilés à une rémunération et taxés en tant que telle et imposable au niveau du dirigeant.

Voici rapidement la liste (non exhaustive) de ces dépenses

 1.Tous les frais de voyages et déplacements au cours de missions ayant un intérêt économique pour l’entreprise, par exemple pour voir un client ou un fournisseur, un déplacement à un salon, un congrès … (tous les frais : voyage, hôtel, restaurant…)

Si le montant dépasse 15 000 € ht par an, ils doivent faire l’objet d’une déclaration annuelle spéciale des frais.

2. Utilisation de sa voiture personnelle, dans le cas d’une société soumise à l’impôt sur les sociétés :

Le plus souvent, ils sont évalués selon un barème administratif annuel (en février) en fonction du kilométrage et de la puissance du véhicule).

Ils doivent faire l’objet d’un tableau détaillé indiquant dates et heures, objet des déplacements, kilométrage de chaque trajet (soignez ce tableau !)

Il existe aussi un barème pour les motos.

Important : ne sont pas pris en compte le déplacement domicile – bureau sauf dans le cas de réelle difficulté dans l’utilisation de transport en commun, ou horaires de travail décalés.

Ces indemnités couvrent forfaitairement : l’assurance, le carburant, le prix du véhicule, les réparations et entretien principalement.

3. Les frais de restaurant, toujours exposés dans l’intérêt de l’entreprise, comme vu.

Ne sont pas déductibles les frais de restaurant du dirigeant seul.

Si ces frais dépassent 6 100 € par an, ils doivent être portés sur la déclaration spéciale annuelle des frais.

Il est conseillé de porter au crayon sur chaque note le nom et fonction de chaque invité.

Pour les sociétés soumises à l’impôt sur le revenu, le dirigeant peut déduire ses repas seul, s’il n’a pas le temps de rentrer chez lui à midi, pour un forfait de l’ordre de 4,70 € (à mettre à jour montant)

4. Cadeaux de faibles valeurs : ne sont déductibles au niveau de la société et au niveau de la tva, que les cadeaux de faibles valeurs soient 60 € par bénéficiaire (à vérifier valeur)

5. Frais de réception, toujours dans l’intérêt de l’entreprise.

6. Étrennes : tolérance et coutume (noël, premier janvier, gardien, postiers...) et pour de petites sommes.

7. Frais de documentation : livres, revues, journaux spécifiquement professionnels

8. Frais de formations : auprès d’organismes de formation agréés. Ils peuvent également ouvrir droit à un crédit d’impôt.

8. Loyer personnel, en particulier lorsque le siège social est fixé au domicile du dirigeant. Il s’agit alors de charges mixtes qu’il faut répartir « équitablement » soit loyer, électricité, taxe foncière, etc.

Ne sont pas déductibles  :

Les amendes routières

Les amendes personnelles mêmes liées à l’entreprise

Les frais de vêtements (hors ceux spécifiquement professionnels)

Les frais de coiffure

et tout ce qui n'est pas dans l’intérêt de l'entreprise !

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